Реквизиты путевого листа легкового автомобиля


II. Обязательные реквизиты путевого листа / КонсультантПлюс

3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;

(в ред. Приказа Минтранса России от 07.11.2017 N 476)

(см. текст в предыдущей редакции)

2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.

(в ред. Приказа Минтранса России от 07.11.2017 N 476)

(см. текст в предыдущей редакции)

6. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства (далее - парковка);

(в ред. Приказа Минтранса России от 21.12.2018 N 467)

(см. текст в предыдущей редакции)

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;

(в ред. Приказа Минтранса России от 21.12.2018 N 467)

(см. текст в предыдущей редакции)

5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).

(пп. 5 введен Приказом Минтранса России от 07.11.2017 N 476; в ред. Приказа Минтранса России от 21.12.2018 N 467)

(см. текст в предыдущей редакции)

7. Сведения о водителе включают:

1) фамилию, имя, отчество водителя;

2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

8. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

Открыть полный текст документа

Путевой лист автомобиля. Бланк и образец 2019 года

Путевой лист является одним из важнейших учетных документов, который имеет хождение на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд.

ФАЙЛЫ Скачать пустой бланк путевого листа .xlsСкачать образец путевого листа .xls

Роль документа

Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

  • его техническое состояние;
  • пройденный километраж;
  • часы работы водителя;
  • совершенные переезды в течение смены;
  • расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

  • водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
  • бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
  • сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
  • если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
  • путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности документа

Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к. такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража.

В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Образец заполнения путевого листа

Итак, в лист по порядку вписываются:

  • дата его составления;
  • название организации и ее адрес;
  • код по ОКПО;
  • марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
  • государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
  • данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.

Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь указываются:

  • кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
  • адрес подачи;
  • время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
  • подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя.

С правой стороны документа указываются:

  • сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
  • затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
  • затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется

  • адрес, с которого автомобиль выехал,
  • место назначения,
  • время выезда и возвращения,
  • пройденный километраж,
  • подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Можно ли обойтись без путевого листа

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы – не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций, эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

Правила оформления и ведения путевых листов в 2019 году

Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили. Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.

Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.

Бланк путевого листа

Скачать

Новая форма путевого листа в 2019 году: особые требования

Изменения в путевых листах в 2019 году не предусмотрены. Последние обновления вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Как утвердить свою форму

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

  1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
  2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
  3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
  4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
  5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
  6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
  7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
  8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
  9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
  10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
  11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
  12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Что будет за нарушения

Путевой лист 2019 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2019 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.

Вид ТС

Путевой лист, бланк

Отличительные особенности в заполнении

Форма

ОКУД

Легковые автомобили

№ 3

0345001

Документ могут использовать организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковушки. Порядок заполнения представлен в письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. Обязательное условие: в бланке не должно быть незаполненных граф и реквизитов.

Грузовой транспорт со сдельной оплатой водителям

№ 4-С

0345004

Заполняют компании, осуществляющие грузоперевозки. Обязательное условие: водители получают зарплату по сдельной системе. В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок. Также бланк имеет отрывные талоны, на основании которых и производится зарплатный расчет. Не допускается выдавать новую путевку, пока водитель не сдал в бухгалтерию предыдущую.

Грузовые машины с повременной оплатой водителям

№ 4-П

0345005

Бланк дополнен разделом для реквизитов товарно-транспортных накладных на перевозимые грузы и товары. Хранят вместе с транспортными документами. Форма путевки предназначена для двух рейсов в один рабочий день.

Спецмашины

№ 3-спец

0345002

Бланк имеет отрывные листы, которые используются для учета оказанных услуг спецтехникой. На основании отрывного талона компания выставляет счета-фактуры на оказанные услуги.

Такси легковое

№ 4

0345003

Содержит специальные графы для показателей таксометра. Путевка выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель сдает заполненный документ в бухгалтерию или ответственному лицу.

Автобусы для общественного и иного пользования

№ 6

и

№ 6-спец

0345006 и 0345007

Бланки подойдут для организаций, которые перевозят пассажиров по городским и пригородным маршрутам, либо для иных перевозок пассажиров. Документ выдается водителю только после сдачи предыдущей путевки. Бланк оформляется на рабочий день или полную смену. Отметка медицинского работника о прохождении осмотра обязательна.

Сроки хранения и ответственность

Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.

Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.

Образец заполнения путевого листа

Предлагаем образец для бюджетного учреждения, эксплуатирующего легковой автомобиль.

Скачать

Статья

Путевой лист легкового автомобиля заполняйте по-новому. Посмотреть образец заполнения путевых листов и бесплатно скачать бланк на неделю и месяц можно в статье.

С 26 февраля 2017 года действует обновленный бланк путевого листа. Минтранс поменял перечень обязательных реквизитов путевого листа (приказ от 18 января 2017 г. № 17). Рассмотрим:

Форма путевого листа легкового автомобиля

Чтобы списать расходы на бензин и начислить зарплату водителю, нужен правильно оформленный путевой лист. По легковым автомобилям можно использовать:

  • утвержденную форму № 3 (постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78);
  • самостоятельно разработанный бланк.

Для грузового автомобиля можно использовать одну из трех унифицированных форм (4-С, 4-П, 3-спец) или собственную. Про обязательные реквизиты путевого листа грузового автомобиля читайте в статье «Путевой лист грузового автомобиля: бланк и образец заполнения».

Скачать бесплатно путевой лист (форма 3) >>

Автотранспортные предприятия также вправе не применять унифицированную форму путевого листа. Но в самостоятельно разработанной форме нужно отразить все обязательные реквизиты путевого листа.

Обязательные реквизиты путевого листа легкового автомобиля

Все необходимые сведения для путевого листа утвердил Минтранс России в приказе от 18 сентября 2008 г. № 152. С 26 февраля реквизиты путевого листа легкового автомобиля обновились.

Изменения в путевом листе с 26 февраля 2017 года

Отметка о техосмотре. В 2017 году появились новые обязательные реквизиты при заполнении путевого листа – отметка о контроле технического состояния легкового автомобиля перед рейсом (такой же порядок по грузовым автомобилям). Механик должен поставить дату и время проверки машины, подпись, фамилию и инициалы.

Печать. Больше не нужно ставить в путевом листе печать или штамп компании. Их Минтранс исключил из списка обязательных реквизитов.

Компания может отказаться от фирменной печати и закрепить это в уставе (Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ). Но даже если у вашей организации есть такая печать, то вы вправе не ставить ее в путевых листах с 26 февраля. Если поставили, то тоже не страшно. Из путевого листа нельзя убирать обязательные реквизиты, а дополнительные включать можно.

Если разрабатываете бланк самостоятельно, проверьте, все ли обязательные реквизиты в нем присутствуют. Не внесли в путевой лист легкового автомобиля обязательные реквизиты? Значит, возможны проблемы с признанием расходов на ГСМ и зарплату водителя.

Еще по этой темеБензин: три опасных заблуждения в учете

Кроме того, путевой лист должен отвечать и остальным требованиям законодательства. В частности, содержать обязательные сведения для первичных документов (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ).

Обязательные реквизиты с 26 февраля

Проверьте, чтобы путевой лист содержал 14 обязательных реквизитов:

  • Тип и модель машины
  • Государственный регистрационный знак машины
  • Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж
  • Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж
  • Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время
  • Ф. И. О. водителя
  • Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя
  • Подпись и Ф. И. О. медицинского работника, который проводит медосмотр
  • Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины
  • Подпись и Ф. И. О. контролера технического состояния машины

Как часто оформлять путевой лист

Путевой лист легкового автомобиля можно оформлять каждый день. Например, автотранспортные компании обязаны составлять путевой лист ежедневно на каждую смену (раздел 2 Указаний, утв. постановлением Госкомстата № 78).

Для остальных это не обязательно. Обычные компании вправе установить другую периодичность, но не реже одного раза в месяц (письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).

Еще по этой теме

Бланк путевого листа легкового автомобиля;

Документы, которые обоснуют списание ГСМ

Нормы расхода топлива Минтранс: как безопаснее списать ГСМ

Нормы списания ГСМ в 2017 году в РФ

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Ниже смотрите, реквизиты заполнения путевого листа по форме 3. А далее  – пример путевых листов по упрощенной форме. В нем есть все обязательные реквизиты.

Заполнение путевых листов (форма № 3) скачать образец бесплатно>>

Заполнение путевых листов (произвольная форма) скачать образец бесплатно>>

В каких обязательных реквизитах путевого листа могут быть опасные ошибки

Реквизиты путевого листа

Как заполнить

В чем опасность

Дата По легковым автомобилям можно оформить путевой лист на день, неделю или месяц, но  не больше. Документы для грузовых автомобилей  выдают на один рабочий день (смену) при условии, что водитель сдал «путевку» за предыдущую смену. Если из путевого листа непонятно, за какой период его оформили, то он не подтверждает расходы на ГСМ, командировочные, зарплату водителя
Данные автомобиля и компании При заполнении путевых листов напишите марку машины и ее регистрационный номер. Впишите наименование компании Инспектор проверит, действительно ли у компании есть машины, которые упоминаются в путевых листах. Если окажется, что в собственности или аренде их нет, то расходы по поездке снимут
Время выезда и въезда в гараж Напишите дату и точное время, когда машина выезжала из гаража и возвращалась обратно Из-за ошибок налоговики могут не признать расходы на горючее и командировку
Движение горючего Запишите показания одометра на момент выезда и возвращения в гараж, приведите расход топлива Инспектор посчитает, сколько километров проехал водитель по показаниям прибора и сравнит с маршрутом. Если они будут отличаться, то расходы на ГСМ снимут. Также поступят и из-за превышения норм (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25 сентября 2015 г. по делу № А53-24671/2014)
Маршрут следования Чем подробнее маршрут, тем безопаснее для расходов Путевые листы без маршрута не подтверждают расходы (постановление Арбитражного суда Московского округа от 8 апреля 2015 г. № Ф05-3450/2015)
Подписи, расшифровки и печать Если путевые листы подписывает сотрудник по доверенности, то он ставит свою должность, подпись и Ф.И.О. Путевые листы без подписей или с подписями неуполномоченных лиц не подтверждает расходы на горючее и поездку. Печать можно не ставить, если компания официально отказалась от нее

http://www.glavbukh.ru/art/88638-qqqm3y17-putevoy-list-legkovogo-avtomob...


Смотрите также


Интересующую Вас информацию Вы можете уточнить у наших специалистов, заполнив форму, приведенную ниже. Мы с радостью Вас проконсультируем!
Почта:
Ваше Имя:
Сообщение:
30+5